House of Finance and Tech Berlin GmbH, Berlin
Der Aufsichtsrat und die Geschäftsleitung der House of Finance and Tech Berlin GmbH wenden den Berliner Corporate Governance Kodex (BCGK) in der jeweiligen von der Senatsverwaltung für Finanzen des Landes Berlin herausgegebenen Fassung an und erklären, dass diesem im Berichtsjahr 2024 im Wesentlichen entsprochen wurde und in Zukunft entsprochen werden soll. Die Abweichungen zu Empfehlungen des Kodex werden im Folgenden offengelegt:
Art. 1 Abs. 6
Zur Sicherstellung der Handlungsfähigkeit der Gesellschaft kann in dringenden Fällen die Frist zur Übermittlung von Unterlagen an den Aufsichtsrat auf bis zu sieben Kalendertage vor der jeweiligen Sitzung verkürzt werden. Diese Vorgehensweise dient der angemessenen Berücksichtigung unternehmensspezifischer Gegebenheiten und einer sachgerechten Vorbereitung.
Art. 2 Abs. 4 und Abs. 6
Der Stellenplan der Gesellschaft orientiert sich an den Vorgaben des Landesgleichstellungsgesetzes. Da die operative Tätigkeit im September 2024 aufgenommen wurde, liegt ein Frauenförderplan aufgrund der geringen Mitarbeiterzahl nicht vor. Eine weitere Diversifizierung wird angestrebt.
Art. 2 Abs. 9
Da zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch kein Aufsichtsrat der Gesellschaft bestand, wurde der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag inklusive Festlegung der Gesamtvergütung auf Seiten der Gesellschaft mit den Gesellschafter IBB Unternehmensverwaltung (IBB UV) geschlossen.
Art. 2 Abs. 11
Einem ab 01.10.2024 bestellten Mitglied der erweiterten Geschäftsleitung (Prokurist) wurde eine einmalige Vergütung für angeordneten Mehraufwand gezahlt. Diese Zahlung war erforderlich, da eine anderweitige Berücksichtigung des Mehraufwandes nicht möglich, die Erledigung aber zeitkritisch war.
Art. 2 Abs. 12
Zwei der bis zum 31.08.2024 amtierenden Mitglieder der Geschäftsleitung, sind bei der Investitionsbank Berlin (IBB) angestellt, die ebenfalls eine Tochtergesellschaft der IBB UV ist, und in die House of Finance and Tech Berlin GmbH entsandt. Die Vertrags- und Vergütungsgestaltung dieser Geschäftsführer unterliegt daher den betrieblichen Regelungen der IBB, die ebenfalls den BCGK anwendet.
Art. 2 Abs. 14 ff.
Die House of Finance and Tech Berlin GmbH hat keine eigene D&O-Versicherung abgeschlossen, sondern ist (inkl. Aufsichtsrat) in den entsprechenden Schutz der IBB eingegliedert. Für die Mitglieder der Geschäftsleitung bis zum 31.08.2024 gilt gemäß den Versicherungsbedingungen kein Selbstbehalt, da das von der IBB entsandte Mitglied der Geschäftsführung für seine Tätigkeit keine Vergütung von der House of Finance and Tech Berlin GmbH erhält.
Art. 3 Nr. 1
Satzungsgemäß erfolgen die Sitzungen des Aufsichtsrats mindestens kalendervierteljährlich.
Art. 3 Nr. 4
Eine Altersgrenze für die Geschäftsleitung und den Aufsichtsrat sind derzeit nicht bedacht.
Art. 3 Nr. 6 und 7
Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus 5 Personen, die die Kenntnisse, Erfahrungen und die fachlichen Fähigkeiten besitzen, um die Geschäfte der Gesellschaft im derzeitigen Umfang zu überschauen und zu überwachen sowie die Risiken aus dem Geschäftsbetrieb einzuschätzen. Aus Effizienzgründen wird daher auf die Bildung von Fachausschüssen und eines Prüfungsausschusses verzichtet.
Art. 3 Nr. 16
Der Aufsichtsrat hat bisher noch nicht die Effizienz seiner Tätigkeit überprüft.
Art. 4 Nr. 7
Zum Zeitpunkt des Abschlusses des betreffenden Geschäftsführer-Anstellungsvertrags lag noch keine konstituierende Sitzung des Aufsichtsrats vor. Um dennoch den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Corporate Governance Rechnung zu tragen, wurde die Übernahme der Nebentätigkeit im Vorfeld durch den Gesellschafter geprüft.
Art. 5 Nr. 4
Die Entsprechenserklärung zum Kodex ist als Bestandteil des veröffentlichten Jahresabschlusses kostenfrei im Unternehmensregister im Internet abrufbar. Auf eine zusätzliche Veröffentlichung auf der Internetseite der House of Finance and Tech Berlin GmbH wird daher verzichtet.
Art. 6 Nr. 1
Aufgrund der Aufnahme der operativen Tätigkeit der House of Finance and Tech Berlin GmbH ab September 2024 und der engen Abstimmung mit dem Aufsichtsrat und der Gesellschafterversammlung wurde auf die Erstellung quartalsweiser Zwischenberichte verzichtet.
Art. 6 Nr. 2
Auf die Erstellung von Zwischenberichten wurde aufgrund der regelmäßigen Abstimmung mit den Gesellschaftern verzichtet.
Art. 7 Nr. 1 und Nr. 4
Der Aufsichtsrat hat den Prüfungsauftrag erteilt. Auf eine Erklärung des vorgesehenen Prüfers zu den Beziehungen zwischen dem Prüfer, seinen Organen und Prüfungsleitern einerseits und dem Unternehmen und seinen Organmitgliedern andererseits durch die Gesellschaft wurde aufgrund der erfolgten Bestellung durch die IBB UV verzichtet.
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